Administrasi perkantoran

A. Pengertian Administrasi Perkantoran

Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti

intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani).

Kata administrasi juga berasal dan bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi:

kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan

sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)

Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian

kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja

sama mencapai tujuan tertentu.

Sondang P. Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan

keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas

rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Dalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran (Office

Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa

administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi

(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan

mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

B. Sasaran Kegiatan Adminitrasi Perkantoran.

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan

perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran

sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai

berikut :

1. Ruang perkantoran (Office Space)

Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran

udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang

pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan;

Pemeliharaan.

2. Komunikasi (Communication)

Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Telepon;

Susunan kabel; Sistem telepon antar kantor; Papan pengumumman; Pelayanan terima

tamu.

3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian;POA1 ( PNA) Page 2

Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Keterlambatan; Wawancara pemberhentian;

Fasilitas ruang; Semangat kerjasama dan Disiplin.

4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan

arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan

dan perbaikan; Lemari perbekalan dan penempatan rak dan Perabotan perpustakaan.

5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)

Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim surat; dan

lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian

peralatan dan mesin baru.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat;

Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan baru.

7. Metode

Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran; Pengukuran

hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin.

8. Warkat (Records)

Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan suratmenyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools);

Metode pelaporan; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau

pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman

petunjuk kerja; Latihan pemindahan tugas; dan Analisis tugas pekerjaan.

Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu

administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai

ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsipprinsip, diterapkan untuk meningkatkan mutu pelbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan

negara.

Sedangkan administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya

dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori

administrasi. la berhasil dan sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan

tentang teori-teori dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia

memperoleh kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam

melaksanakan tugasnya.